Эстетический портал - профессионально о красоте
Язык:
Основы тайм-менеджмента

Основы тайм-менеджмента

В период больших возможностей стал вопрос о том, как всё успеть. Проблема нехватки времени настигла практически каждого. Соответственно, все ищут способ эффективно использовать своё время и найти двадцать пятый час в сутках. Для организации своего времени нужно освоить основы тайм-менеджмента.

estportal_com3

Существуют специалисты, и даже целые организации, которые занимаются структурированием времени и поиском методик оптимизации деятельности во времени. Давно известно, что за 20% отведённого времени мы выполняем 80% основных дел, а все остальные задания занимают оставшееся время. Такое положение вещей отражает закономерности нашей продуктивности. Но существуют способы совершенствования планирования своей деятельности во времени. Все способы можно разделить на две группы: основополагающие принципы и мелкие вспомогательные методы.

Предварительное планирование

Существует правило шести «П»: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Во-первых, планирование должно присутствовать всегда. Нельзя пускать свои действия на самотёк. У вас должен быть хотя бы примерный план действий, а лучше чётко структурированный график. В то же время вы должны быть готовы быстро его перестраивать и подстраивать под внешние обстоятельства.

estportal_com2

Во-вторых, планирование должно быть предварительным. То есть план действий составляется заранее, а не в последний момент и не по ходу действий. Ваш план должен учитывать появление факторов, которые могут повлиять на него и на такие случаи должен быть запасной вариант.

Фиксация расхода времени

Для того, чтобы план был более точным, нужно примерно понимать сколько времени у нас занимает то или иное действие. Нужно знать сколько времени уходит на формирование отчётности, например, или поход в магазин. Это помогает нам строить более реальный, соотносимый с жизнью план. Когда нет этого понимания, мы можем запланировать столько дел, которые физически не успеем сделать и потом останемся с чувством досады или начнём работать сверхурочно. В противном случае растянем список из трёх пунктов на целый день, и здесь уже не имеет смысла говорить о какой-либо продуктивности.

estportal_com5

Кроме того, фиксация времени помогает нам не застревать на одном деле. Если мы знаем, что обычно на создание презентации у нас уходит два часа, а сейчас сидим над ней уже третий, можно найти причину такой задержки и ликвидировать её. Например, вы можете заметить, что вам понравилось подбирать картинки, и вы уже начали их просто бесцельно просматривать из интереса, а не для дела.

Ориентация на результат

Людей можно разделить на два типа по критерию их отношения к деятельности.

  • Первый тип нацелен на результат.
  • Для второго типа – важнее сам процесс. Люди второго типа, как правило, относятся более к творческим профессиям. Для них важнее получать удовольствие от своих действий. Также нацеленность на процесс может отражать плохую мотивацию работника – когда он просто тянет время, чтобы ничего не сделать.

Нацеленность на результат – одно из лидерских качеств. Такие работники более желаемы для организаций. Когда мы нацелены на результат, то затрачиваем гораздо меньше времени на его достижение. В таком случае, мы пытаемся его достигнуть наиболее оптимальным и доступным способом. Данный подход гарантирует избегание лишних растрат времени.

Матрица первоочерёдности

При сомнениях с чего начать, всегда нужно стартовать с самого важного и необходимого. Определить степень необходимости поможет составление следующего графика.

grafik

В сектор А попали дела, которые нужно сделать срочно и которые вы делать хотите – они первоочерёдные.

Сектор Б – необходимые задачи, которые не очень хочется делать.

Сектор В – дела, которые делать хочется, но они не столь важны. Что выполнять раньше, дела сектора Б или В вопрос спорный. Если существует реальная необходимость и ограничения по времени, лучше начать с сектора Б. Также проще сначала выполнить необходимые задачи, которые мы делать не хотим, пока у нас есть большое количество ресурсов для этого и мотивация, что впереди нас ждут желаемые занятия.

Сектор Г – ненужные и нелюбимые дела. Здесь стоит вопрос не о том, в какую очередь их выполнять, а в том, что они вообще делают в списке ваших дел. Если при распределении своих дел в этот сектор попало что-нибудь, подумайте, откуда это занятие вообще взялось в вашем списке. Очень вероятно, что вами проманипулировали и нацепили свою обязанность или вы не смогли вовремя сказать «Нет».

Умение говорить «НЕТ»

Зачастую мы ставим свои интересы на второй план позади интересов окружающих. Успешные люди научились говорить «Нет» и чувствуют себя прекрасно. Нормальные люди на них не в обиде, а вот манипуляторы уже давно не пытаются их использовать. Перевесить свои обязанности на другого – вопрос только наглости. Многие люди так делают и со спокойной душой идут отдыхать, ведь вы сами согласились освободить их от работы.

В том, чтобы сказать «Нет» — нет ничего постыдного. Мы должны здраво оценивать свои ресурсы, главный из которых время. Если мы видим, что у нас нет ни сил, ни времени, ни желания – вполне нормально и даже правильно отказать. Такой нехитрый навык помогает экономить достаточно существенную часть нашего времени.

Практические методики и лайфхаки тайм-менеджмента

  1. Правило слона: разделяй большие задачи на более мелкие.
  2. Составление списка дел: часто составление списка дел занимает половину времени, отведённого на их выполнение. Составляйте список заранее и быстро.
  3. Правило лягушки на завтрак: неприятные и сложные дела нужно выполнить сразу, а не откладывать на потом.estportal_com4
  4. Оптимизация пространства: чтобы не тратить дополнительное время на поиск нужного предмета на столе, всё должно лежать в порядке.
  5. Правило пяти пальцев: определяем для каждого пальца руки одно из направлений нашего развития, чтобы упростить анализ нашей продуктивности за день.
  • Мизинец – новая информация, мысли.
  • Безымянный – насколько близко я нахожусь от своей цели.
  • Средний палец – эмоциональное состояние, насколько мне комфортно то, что я делаю.
  • Указательный – коммуникации, новые знакомства, сотрудничество.
  • Большой палец – здоровье, физическое состояние.

estportal_com1

Тайм-менеджмент – основа продуктивной деятельности. Для людей, которые хотят быть успешными, просто необходимо знать и применять его основы. И не только в работе, но и в обычной жизни, даже для мам в декретном отпуске, которые загружены под завязку своими обязанностями, применение тайм-менеджмента может стать спасением в организации своей деятельности.


Анна БУНЯК  —  психолог

Похожие публикации:

  • Как противостоять хамству

    Далеко не все люди уже достигли той ступени саморазвития, чтобы обходиться без хамства. Эта проблема касается всех членов социума, так как противостоять этому явлению достойно умеют далеко не все.

  • О потрясающих качествах девочек за 40

    Если у Вас когда-нибудь появится даже мысль, что после сорока жизнь для женщины окончена — вспомните эту статью с прекраснейшими качествами, которыми обладают только девочки за…

  • Самореализация и женственность

    Последнее время интернет просто кишит статьями о самореализации. При этом женская самореализация активно критикуется под аргументацией, что она полностью подавляет женственность. Так ли это? Давайте попробуем разобраться.