Основы тайм-менеджмента

В период больших возможностей стал вопрос о том, как всё успеть. Проблема нехватки времени настигла практически каждого. Соответственно, все ищут способ эффективно использовать своё время и найти двадцать пятый час в сутках. Для организации своего времени нужно освоить основы тайм-менеджмента.

Существуют специалисты, и даже целые организации, которые занимаются структурированием времени и поиском методик оптимизации деятельности во времени. Давно известно, что за 20% отведённого времени мы выполняем 80% основных дел, а все остальные задания занимают оставшееся время. Такое положение вещей отражает закономерности нашей продуктивности. Но существуют способы совершенствования планирования своей деятельности во времени. Все способы можно разделить на две группы: основополагающие принципы и мелкие вспомогательные методы.

Предварительное планирование

Существует правило шести «П»: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Во-первых, планирование должно присутствовать всегда. Нельзя пускать свои действия на самотёк. У вас должен быть хотя бы примерный план действий, а лучше чётко структурированный график. В то же время вы должны быть готовы быстро его перестраивать и подстраивать под внешние обстоятельства.

Во-вторых, планирование должно быть предварительным. То есть план действий составляется заранее, а не в последний момент и не по ходу действий. Ваш план должен учитывать появление факторов, которые могут повлиять на него и на такие случаи должен быть запасной вариант.

Фиксация расхода времени

Для того, чтобы план был более точным, нужно примерно понимать сколько времени у нас занимает то или иное действие. Нужно знать сколько времени уходит на формирование отчётности, например, или поход в магазин. Это помогает нам строить более реальный, соотносимый с жизнью план. Когда нет этого понимания, мы можем запланировать столько дел, которые физически не успеем сделать и потом останемся с чувством досады или начнём работать сверхурочно. В противном случае растянем список из трёх пунктов на целый день, и здесь уже не имеет смысла говорить о какой-либо продуктивности.

Кроме того, фиксация времени помогает нам не застревать на одном деле. Если мы знаем, что обычно на создание презентации у нас уходит два часа, а сейчас сидим над ней уже третий, можно найти причину такой задержки и ликвидировать её. Например, вы можете заметить, что вам понравилось подбирать картинки, и вы уже начали их просто бесцельно просматривать из интереса, а не для дела.

Ориентация на результат

Людей можно разделить на два типа по критерию их отношения к деятельности.

• Первый тип нацелен на результат.
• Для второго типа – важнее сам процесс. Люди второго типа, как правило, относятся более к творческим профессиям. Для них важнее получать удовольствие от своих действий. Также нацеленность на процесс может отражать плохую мотивацию работника – когда он просто тянет время, чтобы ничего не сделать.

Нацеленность на результат – одно из лидерских качеств. Такие работники более желаемы для организаций. Когда мы нацелены на результат, то затрачиваем гораздо меньше времени на его достижение. В таком случае, мы пытаемся его достигнуть наиболее оптимальным и доступным способом. Данный подход гарантирует избегание лишних растрат времени.

Матрица первоочерёдности

При сомнениях с чего начать, всегда нужно стартовать с самого важного и необходимого. Определить степень необходимости поможет составление следующего графика.

В сектор А попали дела, которые нужно сделать срочно и которые вы делать хотите – они первоочерёдные.

Сектор Б – необходимые задачи, которые не очень хочется делать.

Сектор В – дела, которые делать хочется, но они не столь важны. Что выполнять раньше, дела сектора Б или В вопрос спорный. Если существует реальная необходимость и ограничения по времени, лучше начать с сектора Б. Также проще сначала выполнить необходимые задачи, которые мы делать не хотим, пока у нас есть большое количество ресурсов для этого и мотивация, что впереди нас ждут желаемые занятия.

Сектор Г – ненужные и нелюбимые дела. Здесь стоит вопрос не о том, в какую очередь их выполнять, а в том, что они вообще делают в списке ваших дел. Если при распределении своих дел в этот сектор попало что-нибудь, подумайте, откуда это занятие вообще взялось в вашем списке. Очень вероятно, что вами проманипулировали и нацепили свою обязанность или вы не смогли вовремя сказать «Нет».

Умение говорить «НЕТ»

Зачастую мы ставим свои интересы на второй план позади интересов окружающих. Успешные люди научились говорить «Нет» и чувствуют себя прекрасно. Нормальные люди на них не в обиде, а вот манипуляторы уже давно не пытаются их использовать. Перевесить свои обязанности на другого – вопрос только наглости. Многие люди так делают и со спокойной душой идут отдыхать, ведь вы сами согласились освободить их от работы.

В том, чтобы сказать «Нет» — нет ничего постыдного. Мы должны здраво оценивать свои ресурсы, главный из которых время. Если мы видим, что у нас нет ни сил, ни времени, ни желания – вполне нормально и даже правильно отказать. Такой нехитрый навык помогает экономить достаточно существенную часть нашего времени.

Практические методики и лайфхаки тайм-менеджмента

1. Правило слона: разделяй большие задачи на более мелкие.
2. Составление списка дел: часто составление списка дел занимает половину времени, отведённого на их выполнение. Составляйте список заранее и быстро.
3. Правило лягушки на завтрак: неприятные и сложные дела нужно выполнить сразу, а не откладывать на потом.
4. Оптимизация пространства: чтобы не тратить дополнительное время на поиск нужного предмета на столе, всё должно лежать в порядке.
5. Правило пяти пальцев: определяем для каждого пальца руки одно из направлений нашего развития, чтобы упростить анализ нашей продуктивности за день.

• Мизинец – новая информация, мысли.
• Безымянный – насколько близко я нахожусь от своей цели.
• Средний палец – эмоциональное состояние, насколько мне комфортно то, что я делаю.
• Указательный – коммуникации, новые знакомства, сотрудничество.
• Большой палец – здоровье, физическое состояние.

Тайм-менеджмент – основа продуктивной деятельности. Для людей, которые хотят быть успешными, просто необходимо знать и применять его основы. И не только в работе, но и в обычной жизни, даже для мам в декретном отпуске, которые загружены под завязку своими обязанностями, применение тайм-менеджмента может стать спасением в организации своей деятельности.

Анна БУНЯК  —  психолог